Hogyan exportálhatok riportot a kockázatértékelésekről?
A rögzített értékelések alapján többféle riportot is készíthet egy adott telephelyről, egy kiválasztott dátumtartományra vonatkozóan. Választhat egyszerű adatexport és egy komplex, AI által támogatott, validált PDF dokumentum között.
Az exportálás lépései:
- Navigáljon a „Telephelyek” nézetbe, és válassza ki azt a telephelyet, amelyről riportot szeretne készíteni.
- Kattintson a telephelyhez tartozó „Kockázatelemzés export” ikonra/gombra.
- A felugró ablakban válassza ki a riport dátumtartományát.
- Válassza ki a kívánt formátumot: CSV, XLSX vagy PDF.
- PDF formátum esetén válassza ki a tartalmat:
- Csak adatok: A riport a rögzített adatokat tartalmazza táblázatos formában.
- Adatok + AI analízis: A riport az adatok mellett tartalmaz egy mesterséges intelligencia által generált szöveges elemzést is. Ez a funkció kötelező szakmai validációhoz kötött.
- Kattintson az „Export generálása” gombra. A további lépések a választott tartalomtól függnek.
Hogyan működik az AI Asszisztens?
Amikor egy szövegmezőben dolgozik, egy diszkrét AI ikon jelenik meg a szerkesztőfelületen belül. Erre kattintva hívhatja elő az asszisztenst.
- Segítségkérés: Kattintson az AI ikonra. Ekkor megjelenik egy kis ablak, amelyben az AI felajánl három gyors, a szövegkörnyezethez illeszkedő javaslatot (pl. „Nyelvtani hibák javítása”, „Átfogalmazás a jobb érthetőségért”).
- Parancs megadása:
- Válasszon egyet a felajánlott gombok közül, VAGY
- Kattintson az „Egyéb…” gombra, és írja be saját, egyedi utasítását (pl. „Fogalmazd át szakmaibb nyelvezetre”, „Legyen rövidebb és lényegretörőbb”).
- Módosítás végrehajtása: Miután kiválasztotta vagy beírta a parancsot, az AI feldolgozza a kérést, és a szerkesztőben lévő aktuális szöveget a parancsnak megfelelően módosítja. Fontos: Ez a művelet 1 AI kreditbe kerül.
- Ellenőrzés és elfogadás: Az AI által módosított szöveg azonnal megjelenik a szerkesztőben. Kérjük, minden esetben gondosan olvassa át és ellenőrizze a végeredményt! Ön felel a tartalom pontosságáért.
Mibe kerül az AI Asszisztens használata? Vannak korlátok?
Az AI Asszisztens használata kreditrendszeren alapul, hogy a szolgáltatás minőségét és elérhetőségét minden felhasználónk számára biztosítani tudjuk.
- Javaslatok kérése (ingyenes): Amikor megnyitja az AI Asszisztenst, az első lépés – a gyors javaslatok betöltése – nem kerül kreditbe. Ezt díjmentesen használhatja a lehetőségek felmérésére.
- Szöveg módosítása (1 kredit): Amikor egy konkrét paranccsal (akár egy gombot választva, akár egyedi utasítást beírva) módosíttatja a szöveget, az 1 AI kreditet von le a napi keretéből.
- Napi limit: Minden felhasználónak van egy napi kreditkerete. Ha eléri ezt a limitet, aznap már nem tud több szöveget módosítani az AI-val, de a keret a következő napon újra feltöltődik.
Milyen parancsokat adhatok az AI-nak?
Az AI Asszisztens rugalmas, de a legjobb eredmények érdekében érdemes egyértelmű, konkrét utasításokat adni. Az asszisztens kártevőirtási és dokumentációs szakértőként lett beállítva, így az ilyen jellegű kérésekre adja a legjobb válaszokat.
Jó példák parancsokra:
- „Javítsd ki az összes nyelvtani és helyesírási hibát.”
- „Fogalmazd át ezt a bekezdést, hogy professzionálisabb hangvételű legyen.”
- „Tedd ezt a szöveget rövidebbé és könnyebben érthetővé.”
- „Bővítsd ki ezt a részt a rágcsálók elleni megelőző intézkedésekkel.”
- „Fordítsd le ezt a szöveget angolra.”
Fontos tudnivaló a működésről: Bár Ön egy-egy bekezdésre vagy részre hivatkozik a parancsban, a rendszer technikailag mindig a teljes szöveget küldi el elemzésre. Az AI elég fejlett ahhoz, hogy a parancs alapján beazonosítsa a megfelelő szövegrészt, csak azt módosítsa, majd a teljes, frissített szöveget adja vissza. A végeredmény tehát egy célzott módosítás lesz a teljes dokumentumon belül.
Bátran kísérletezzen az egyedi parancsokkal az „Egyéb…” opción keresztül, hogy a legtöbbet hozza ki az asszisztensből!
Az AI-generált tartalom validálása és szerkesztése (kötelező lépés)
Akár az AI Asszisztenssel javítja a szöveget, akár más AI funkciót használ, a rendszer egy szövegjavaslatot generál. Az Ön szakmai felelőssége és kötelessége, hogy a módosított tartalmat gondosan átolvassa, és szükség esetén a beépített szövegszerkesztővel a valóságnak és az Ön szakmai álláspontjának megfelelően tovább finomítsa.
AI Felelősségi nyilatkozat
Együtt a legjobb eredményekért: Az ipmflow.com AI eszközei támogatják az Ön szakértelmét az adatok feldolgozásával. A legjobb eredmények érdekében kérjük, pontos adatokat és egyértelmű utasításokat adjon meg. Mivel az AI technológia folyamatosan fejlődik, a generált tartalom mindig megköveteli az Ön gondos szakmai felülvizsgálatát. Ön felelős a végeredmény pontosságáért és annak rendeltetésszerű felhasználásáért. Köszönjük felelősségteljes együttműködését!
A dokumentum mentésével Ön elfogadja, hogy a véglegesített tartalomért teljes körű szakmai felelősséget vállal.
Mi az a validációs bélyegző és miért fontos?
Minden Ön által validált, AI-támogatott PDF dokumentumra egy hitelesítő validációs bélyegző kerül. Ez igazolja, hogy a dokumentumot egy szakember felülvizsgálta és jóváhagyta. A bélyegző az EU AI Act megfelelőség szempontjából is kulcsfontosságú, mivel rögzíti a szakmai felelősségvállalást.
A bélyegző tartalma:
- Az Ön neve (vagy ennek hiányában a bejelentkezési e-mail címe)
- A validálás pontos dátuma és időpontja
- Egyedi dokumentumazonosító
Győződjön meg róla, hogy a „Beállítások” menüpontban a „Szakember neve” mező pontosan ki van töltve.
Hol találom a korábban generált, validált dokumentumokat?
Minden AI-alapú, Ön által validált Kockázatelemzés és IPM Program automatikusan mentésre kerül a Dokumentumkezelő rendszerbe, ahol azok 5 évig visszakereshetőek. Ez biztosítja a hosszú távú archiválást és a megfelelőséget.
A Dokumentumkezelőt a felületen a „Dokumentumok” gombra kattintva érheti el. Itt kereshet a korábban generált, hitelesített dokumentumai között.
Mit tegyek, ha a már validált és mentett dokumentumban hibát találok?
A validált és bélyegzővel ellátott PDF dokumentum egy lezárt, hitelesített állapotot rögzít, ezért annak utólagos, külső programmal való módosítása nem megengedett és nem szakszerű, mivel az megsértené a dokumentum integritását.
Ha hibát fedez fel egy már lezárt dokumentumban, a helyes eljárás a következő:
- A programban javítsa ki a hibás forrásadatokat (pl. egy értékelésben, egy terület leírásában).
- Generáljon egy teljesen új, javított Kockázatelemzést a frissített adatok alapján.
- Végezze el újra a validációs és szerkesztési folyamatot.
Így a Dokumentumkezelőben mind a régi (hibás), mind az új (javított) verzió elérhető lesz, biztosítva a folyamat teljes nyomon követhetőségét.
Milyen adatokat tartalmaz egy exportált riport?
A riportok tartalma és felépítése a választott formátumtól és opcióktól függ. Az alapvető adatok azonban minden exportban megtalálhatóak.
Alapvető tartalom (minden exportban szerepel):
- Szolgáltató és Ügyfél adatai
- A kiválasztott telephely környezeti és alapadatai
- A telephelyhez tartozó összes terület (lokáció) részletes adatai
- A kiválasztott dátumtartományra eső összes értékelés táblázatos formában
Formátum-specifikus különbségek:
- CSV és XLSX: Ezek a formátumok a fenti nyers adatokat tartalmazzák, elsősorban további feldolgozásra, táblázatkezelőben való elemzésre optimalizálva.
- PDF („Csak adatok”): Professzionálisan formázott, nyomtatásra kész dokumentum, amely tartalmazza az alapvető adatokat és egy szabványos Kockázatértékelési metodológia leírást.
- PDF („Adatok + AI analízis”): Ez a legbővebb riport. Tartalmaz mindent, ami a „Csak adatok” PDF-ben is szerepel, kiegészítve az Ön által validált, AI által generált szöveges fejezetekkel:
- Telephely áttekintése & környezeti kockázatelemzés
- Helyszín-specifikus kockázatelemzés & intézkedések értékelése
- Értékelési eredmények részletes elemzése
- Stratégiai kockázatkezelési terv & javaslatok
- Vezetői összefoglaló
- Következtetés & kilátások
Mi az az AI kredit és hogyan működik?
Az AI kreditrendszer szabályozza az AI-alapú funkciók (pl. AI-analízissel bővített riport) használatát. Minden felhasználónak van egy napi kreditkerete, amelyből minden AI-funkció használatakor egy kredit levonódik. A keret naponta automatikusan újratöltődik. Az aktuális kreditek számát a felületen nyomon követheti.